Politique de confidentialité et Données personnelles

Le CE CLAAS TRACTOR collecte et traite vos données personnelles aux fins d’attribution des avantages distribués par le CE, de gestion des inscriptions aux activités proposées, de gestion comptable et de traitement des règlements, ainsi que de communication relative à notre offre d’ASC par e-mail ou autre support. A ce titre, le CE CLAAS TRACTOR développe ses meilleurs efforts pour protéger les données personnelles que vous lui confiez et être en conformité avec les dispositions légales applicables, en particulier la loi 78-17 du 6 janvier 1978 dite Loi Informatique & Libertés et le Règlement du Parlement européen et du Conseil (UE 2016/679 du 27 avril 2016) dit RGPD.

Responsable du traitement

Le responsable du traitement est : le CE CLAAS TRACTOR – 9 RUE DE LA FOUCAUDIERE 72100 LE MANS

Adresse de messagerie : ceclaastractor.lemans@orange.fr

Bases légales des traitements

Les Données Personnelles collectées et traitées par le CE répondent aux finalités suivantes :

Traitements opérés sur le fondement de l’intérêt légitime (exécution des missions du CE en matière d’offre d’activités sociales et culturelles - ASC): Gestion des bénéficiaires; Gestion des demandes; Gestion des factures et des paiements; Gestion de la relation avec les bénéficiaires; Gestion des impayés; Gestion des réclamations

Traitements opérés sur le fondement légal de votre consentement :
Traitement et suivi de votre inscription aux activités proposées et autres demandes nécessitant la fourniture de données personnelles; Collecte et utilisation de votre adresse électronique par le CE

Traitements opérés sur le fondement de nos obligations légales :
Prescriptions légales et réglementaires en particulier au regard de nos obligations sociales, fiscales; Gestion de l’exercice des droits des personnes concernées eu égard au traitement de leurs données personnelles

Pour le cas où vous retireriez votre consentement au traitement de vos données personnelles, votre décision n’affectera pas notre droit de traiter vos données quand un tel traitement est nécessaire pour exécuter nos obligations contractuelles à votre égard et/ou dans la mesure où nous sommes obligés de réaliser ce traitement de par la loi ou pour pouvoir défendre nos intérêts dans le cadre d’un contentieux, se prémunir contre la fraude ou les abus. En aucun cas, le CE ne traite vos données personnelles pour des finalités autres que celles qui ont été énumérées ci-dessus.

Catégories de données traitées

Les données à caractère personnel que nous traitons sont les suivantes :

Etat civil du salarié bénéficiaire (civilité, nom, prénom, date de naissance, matricule, date d’embauche, lieu de travail, service, catégorie (CDI, CDD, alternants), adresse professionnelle, n° téléphone professionnel, n° mobile professionnel, adresse e-mail professionnelle, adresse personnelle, n° de téléphone personnel, n° de téléphone mobile personnel, adresse e-mail personnelle

Etat civil des ayants droit, conjoint et enfants (nom, prénom, date de naissance, sexe, à charge ou non à charge)

Divers justificatifs peuvent être collectés : extrait d’acte de naissance ou copie des éléments du livret de famille justifiant de la filiation de l’enfant avec le salarié ou certificat d’adoption ;

Justificatif pour le calcul du quotient familial : avis d’imposition et revenus annuels du conjoint.

BIC IBAN du compte bancaire du salarié pour les transactions financières entre le salarié et le CE et mandat de prélèvement SEPA

Devis, facture proforma, attestation ou bulletin d’inscription auprès de l’organisme prestataire (activités culturelles ou sportives)

Pour l’activité voyages : Passeport, CNI, certificat de vaccination selon destination

Durées de conservation des catégories de données

Données d’identification des bénéficiaires : tant que dure la présence du salarié dans l’effectif + 3 ans

Données personnelles relatives aux activités pratiquées et aux aides accordées : 3 ans glissants + l’année en cours (afin de respecter le délai de prescription des cotisations et contributions sociales de l’URSSAF)

Justificatifs dont avis d’imposition : 3 ans glissants plus l’année en cours ; ces documents justificatifs sont conservés sous forme numérique

Justificatifs familiaux : 3 ans glissants + l'année en cours ; ces documents justificatifs sont conservés sous forme numérique

Les documents demandés dans le cadre de l’activité voyage (passeport, CNI etc.) sont conservés un an

Données comptables et factures fournisseurs : 10 ans.

Origine des données

Destinataires des données

Les principaux destinataires des données sont les membres du bureau du CE ainsi que l’équipe de permanents du CE. Certaines données peuvent être transmises à certains fournisseurs sous la forme de listes de bénéficiaires ou de commandes (ANCV pour les chèques vacances, voyagistes, etc.). Toutes les données transmises aux autres prestataires (billetterie, prestataires de tourisme, parc de loisirs, achats groupés, clubs de sport, soutien scolaire, garde d’enfant, etc.) sont en général transmises directement par les salariés eux-mêmes lors de leur inscription ou achat de prestation en ligne. Tous ces fournisseurs sont responsables de traitement au sens RGPD du terme et ont à ce titre leur propre politique de protection des données personnelles que les bénéficiaires du CE CLAAS TRACTOR sont invités à consulter sur leur site internet.

Comment vos données sont-elles protégées ?

En tant que responsable de traitement, le CE CLAAS TRACTOR met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément aux dispositions légales applicables, tant à lui-même en tant que responsable de traitement qu’à ses prestataires et partenaires, pour protéger vos données personnelles et les documents que vous nous confiez contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé.

Cookies

L’exercice de vos droits

Les droits d'accès, de rectification et les demandes d'effacement s'exercent auprès du CE CLAAS TRACTOR (ceclaastractor.lemans@orange.fr). Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 vous disposez également des droits d’opposition suivants :

Droit d'opposition à la collecte et au traitement de vos données personnelles. Vous avez notamment la possibilité de ne pas communiquer vos revenus au CE ; dans ce cas, vous êtes informé que cela peut avoir des conséquences sur les conditions de délivrance par le CE de la prestation souhaitée (contribution du salarié selon le barème le moins favorable).

Droit d'opposition à la réception de communication électronique de la part du CE CLAAS TRACTOR ; il s'exerce via un lien de désabonnement figurant en pied de page de chaque e-mail adressé. L’opposition ne couvre pas les mails envoyés automatiquement par le système (mail de réinitialisation de mots de passe, confirmation d'inscription, validation ou refus de demande, , etc.).

Droit à l’effacement des données ; dans ces conditions, le CE pourrait être dans l’incapacité de gérer votre compte et de vous délivrer les prestations souhaitées.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits relatifs à la confidentialité et à la protection de vos données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.